Le grand avantage avec un évènement virtuel et hybride, c’est qu’il permet d’accroitre considérablement la taille de l’audience. Par contre, pour le réussir, il faut obligatoirement bien se fixer des objectifs et gérer convenablement la communication et la logistique. Et c’est donc là tout l’intérêt de recourir à une agence spécialisée dans l’évènementiel.
L’agence d’événementiel vous accompagne sur la définition des objectifs
Pour réussir un évènement hybride, il est plus que capital de savoir définir ses objectifs (mise en connaissance d’un nouveau produit, acquisition de lead et de prospect, gain de notoriété…) ainsi que son format. Et avec une agence événementiel, c’est plus facile de les fixer. En plus l’avantage de collaborer avec des professionnels dans l’évènementiel, c’est qu’ils peuvent aussi mettre en place des KPIs pour mesurer l’indicateur de performance de l’évènement (taux de participation, réaction des participants sur les réseaux sociaux, nombre de lead acquis…).
L’agence se charge de la conception et création de l’évènement
Outre les objectifs, une agence peut tout à fait se charger de la conception et de la création de l’évènement. Pour ce faire, ils sont avant tout en mesure de vous aider à définir un thème entièrement adapté aux objectifs marketing que vous aurez fixé. Après, ils peuvent aussi s’occuper de la scénographie et de la décoration de la salle où va se tenir l’évènement physique et virtuel. Pour cela, rien ne se fait au hasard. En effet, tous les décors et éléments visuels seront entièrement conçus sur mesure.
Gestion de la communication de l’évènement
Sans communication, un évènement bien organisé ne sert pratiquement à rien. Et c’est là aussi qu’il est intéressant de collaborer avec une agence évènementielle. Suivant vos objectifs, ils peuvent planifier une stratégie qui consiste à bien communiquer avec vos cibles. Après, une agence digitale au top saura également choisir les bons canaux de communication (social ads, Google Ads, e-mailing…) en fonction de votre secteur d’activité et cibles (b to b, b to c, localisation, âge, centre d’intérêt…).
Elle peut également piloter l’aspect logistique
Que ce soit un évènement entièrement virtuel ou hybride, la partie logistique est souvent la plus compliquée. Effectivement, il faut savoir choisir un lieu adapté et anticiper de nombreuses contraintes techniques (connexion internet, câblage, lumière, gestion des espaces de discussions…). Et pour se libérer de tout cela, vous pouvez tout déléguer avec votre agence d’évènementiel. Avec eux, vous pouvez vous délester de toutes les charges techniques et vous focaliser entièrement sur l’atteinte de vos objectifs.
