La certification TOSA Excel permet de faire reconnaître ses compétences sur le tableur de Microsoft. Avant de s’inscrire à l’examen, il est préférable de connaître précisément son niveau : débutant, basique, opérationnel, avancé ou expert. Une auto-évaluation permet de repérer les notions maîtrisées, mais aussi les lacunes susceptibles de faire baisser le score final.
Formules, fonctions conditionnelles, tableaux croisés dynamiques, graphiques, gestion des données : plusieurs domaines doivent être examinés pour obtenir une estimation fiable. Voici les méthodes pour tester ses compétences et préparer le passage du TOSA Excel dans de bonnes conditions.
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🎯 Connaître les niveaux de compétences évalués par le TOSA Excel
Le TOSA Excel repose sur un score compris entre 1 et 1 000 points. Le résultat permet de situer les compétences du candidat sur une échelle de cinq niveaux.
| Score TOSA | Niveau | Profil général |
| 1 à 350 | Initial | Connaissances limitées, premières manipulations du tableur |
| 351 à 550 | Basique | Réalisation d’opérations simples et utilisation des fonctions courantes |
| 551 à 725 | Opérationnel | Gestion de tableaux, formules et analyses courantes |
| 726 à 875 | Avancé | Manipulation de données complexes et automatisation de certaines tâches |
| 876 à 1 000 | Expert | Maîtrise approfondie des fonctions avancées et des outils d’analyse |
Ces niveaux donnent un repère pour situer les compétences. Le score final dépend des réponses apportées pendant l’évaluation et des domaines testés.
Les principales compétences examinées
L’évaluation ne porte pas uniquement sur la connaissance des formules. Elle couvre plusieurs familles de compétences :
- Environnement Excel : interface, classeurs, feuilles de calcul, gestion des cellules et des plages.
- Calculs et formules : opérations arithmétiques, références relatives et absolues, fonctions intégrées.
- Mise en forme : formats de nombres, styles, conditions de mise en forme et présentation des tableaux.
- Gestion des données : tri, filtres, validation des données et suppression des doublons.
- Analyse des données : tableaux croisés dynamiques, graphiques et outils de synthèse.
- Fonctions avancées : fonctions de recherche, fonctions conditionnelles imbriquées et outils d’automatisation.
Un utilisateur peut être à l’aise avec les calculs simples tout en rencontrant des difficultés sur les recherches ou les tableaux croisés dynamiques. L’auto-évaluation doit donc couvrir plusieurs domaines.
🧪 Réaliser un test de positionnement avant l’examen
Le moyen le plus direct d’estimer son niveau consiste à passer un test de positionnement. Il peut s’agir d’un questionnaire en ligne, d’un test pratique sur Excel ou d’une évaluation proposée par un organisme de formation.
Un bon test doit vérifier les connaissances théoriques et la capacité à réaliser des opérations concrètes.
Privilégier les exercices pratiques
Plutôt que de répondre uniquement à des questions sur les menus et les fonctions, il est préférable de travailler sur un véritable classeur.
Voici quelques exercices permettant de vérifier les compétences :
| Exercice | Compétence évaluée | Niveau indicatif |
| Saisir des données et ajuster les colonnes | Gestion des cellules et mise en forme | Initial |
| Calculer une somme et une moyenne | Fonctions de base | Basique |
| Utiliser SI, NB.SI et SOMME.SI | Calculs conditionnels | Opérationnel |
| Trier et filtrer un tableau | Gestion des données | Opérationnel |
| Utiliser RECHERCHEX ou INDEX et EQUIV | Recherche de données | Avancé |
| Créer un tableau croisé dynamique | Analyse de données | Avancé |
| Combiner plusieurs fonctions dans une formule | Formules complexes | Avancé à expert |
L’objectif n’est pas seulement de réussir chaque exercice. Il faut aussi vérifier le temps nécessaire, la précision des résultats et la capacité à corriger une erreur de formule.
Utiliser un test blanc TOSA
Un test blanc permet de se familiariser avec le type de questions et la progression de difficulté. Il aide également à repérer les domaines qui nécessitent davantage de révisions.
Il est préférable de choisir une évaluation qui couvre plusieurs versions d’Excel ou qui correspond à celle utilisée dans le cadre de la certification visée.
📊 Vérifier ses compétences avec une grille d’auto-évaluation
Une grille permet de mesurer son autonomie sur les principales opérations du logiciel. Pour chaque compétence, il faut indiquer si elle est maîtrisée, partiellement acquise ou non maîtrisée.
| Compétence Excel | Maîtrisée | À revoir |
| Créer et enregistrer un classeur | ☐ | ☐ |
| Mettre en forme un tableau | ☐ | ☐ |
| Utiliser SOMME, MOYENNE et NB | ☐ | ☐ |
| Employer les références absolues ($A$1) | ☐ | ☐ |
| Construire une formule avec SI | ☐ | ☐ |
| Utiliser SOMME.SI et NB.SI | ☐ | ☐ |
| Trier et filtrer des données | ☐ | ☐ |
| Créer un graphique | ☐ | ☐ |
| Utiliser les fonctions de recherche | ☐ | ☐ |
| Construire un tableau croisé dynamique | ☐ | ☐ |
| Gérer les erreurs dans les formules | ☐ | ☐ |
| Exploiter des données avec plusieurs critères | ☐ | ☐ |
Cette grille ne donne pas un score TOSA officiel. Elle permet cependant de dresser un premier bilan et de cibler les exercices à effectuer avant l’examen.
Repérer les lacunes prioritaires
Trois situations peuvent apparaître après cette évaluation :
- Les opérations de base sont difficiles : il faut reprendre la saisie, les formats, les références de cellules et les fonctions simples.
- Les calculs courants sont maîtrisés, mais les analyses posent problème : les efforts doivent porter sur les fonctions conditionnelles, les recherches et les tableaux croisés dynamiques.
- Les fonctions avancées sont déjà maîtrisées : il devient pertinent de travailler sur des classeurs complexes, les formules combinées et l’automatisation.
🧮 Tester les fonctions Excel les plus importantes
Les formules constituent une partie importante des compétences à vérifier. Il est utile de savoir les écrire, mais également de comprendre les résultats obtenus et de repérer les erreurs.
Les fonctions de base
Un utilisateur doit pouvoir réaliser sans difficulté des calculs simples avec :
- SOMME() pour additionner des valeurs.
- MOYENNE() pour calculer une moyenne.
- MIN() et MAX() pour identifier les valeurs extrêmes.
- NB() pour compter les cellules contenant des nombres.
- NBVAL() pour compter les cellules non vides.
Les fonctions conditionnelles
Pour un niveau opérationnel, il est important de savoir utiliser des fonctions qui appliquent des critères :
- SI() pour afficher un résultat selon une condition.
- NB.SI() pour compter les cellules répondant à un critère.
- SOMME.SI() pour additionner les valeurs correspondant à une condition.
- SOMME.SI.ENS() pour effectuer une somme avec plusieurs critères.
- SI.ERREUR() pour gérer certaines erreurs dans les formules.
Les fonctions de recherche
Les candidats visant un score avancé doivent notamment vérifier leur maîtrise des fonctions de recherche :
- RECHERCHEV() pour rechercher une valeur dans la première colonne d’une plage.
- RECHERCHEX() pour effectuer des recherches plus souples dans les versions compatibles.
- INDEX() et EQUIV() pour construire des recherches combinées.
Il est conseillé de s’exercer sur des tableaux contenant plusieurs centaines de lignes afin de vérifier sa capacité à retrouver rapidement une information.
📈 Évaluer sa maîtrise des tableaux croisés dynamiques et des graphiques
Les tableaux croisés dynamiques permettent de synthétiser des volumes importants de données sans construire manuellement une multitude de formules.
Pour tester cette compétence, il est possible de partir d’un tableau de ventes contenant les colonnes suivantes :
| Date | Commercial | Produit | Région | Montant |
| 05/01/2026 | Martin | Ordinateur | Nord | 1 200 € |
| 06/01/2026 | Bernard | Écran | Sud | 350 € |
| 08/01/2026 | Martin | Clavier | Nord | 80 € |
| 09/01/2026 | Dupont | Ordinateur | Est | 1 100 € |
À partir de ces données, plusieurs manipulations peuvent être demandées :
- Calculer le chiffre d’affaires par commercial.
- Comparer les ventes par région.
- Identifier les produits les plus vendus.
- Filtrer les résultats sur une période.
- Créer un graphique à partir du tableau de synthèse.
Un candidat qui sait réaliser ces opérations sans assistance possède déjà de bonnes bases en analyse de données.
⚙️ Vérifier son autonomie sur les outils avancés
Pour viser les niveaux avancé et expert, il faut dépasser les fonctions habituelles et tester sa capacité à traiter des classeurs plus complexes.
Les compétences à examiner comprennent notamment :
- La combinaison de plusieurs fonctions dans une même formule.
- La gestion des références entre plusieurs feuilles.
- La création de règles de mise en forme conditionnelle.
- La validation des données avec des listes déroulantes.
- La consolidation et le nettoyage de données.
- L’utilisation des tableaux structurés.
- La création de macros et l’automatisation de certaines opérations, selon le périmètre de compétences visé.
Il est également utile de vérifier sa capacité à reprendre un fichier existant, identifier les erreurs et améliorer sa structure.
📝 Organiser ses révisions selon le résultat du test
Une fois le positionnement effectué, les révisions doivent porter en priorité sur les compétences insuffisamment maîtrisées. Revoir toutes les notions sans distinction risque de faire perdre du temps sur des opérations déjà acquises.
| Niveau estimé | Priorités de révision |
| Initial | Interface, saisie, cellules, feuilles et formats |
| Basique | Formules courantes, références et mise en forme |
| Opérationnel | Fonctions conditionnelles, filtres, tris et graphiques |
| Avancé | Recherches, tableaux croisés dynamiques et formules complexes |
| Expert | Analyse approfondie, automatisation et traitement de fichiers complexes |
Prévoir des exercices chronométrés
La maîtrise d’Excel ne se limite pas à connaître les bonnes formules. Il faut aussi savoir les appliquer rapidement et avec précision.
Les exercices chronométrés permettent de vérifier :
- La rapidité d’exécution.
- La capacité à choisir la bonne fonction.
- La précision des calculs.
- L’autonomie dans la navigation entre les feuilles.
- La gestion des erreurs et des résultats inattendus.
Il est préférable de réaliser plusieurs tests courts plutôt qu’une seule longue séance de révision.