Choisir Google Workspace ne consiste pas uniquement à comparer trois prix affichés sur une grille tarifaire. Le coût réel dépend du nombre d’utilisateurs, des besoins en stockage, des outils de visioconférence, des fonctions d’administration et du niveau de sécurité recherché. Une différence de quelques euros par mois peut représenter plusieurs milliers d’euros par an pour une entreprise de plusieurs dizaines de collaborateurs. Avant de souscrire, il est donc utile d’examiner ce que chaque formule apporte réellement.
Prix des abonnements Google Workspace (G suite) par utilisateur
Google commercialise plusieurs offres destinées aux entreprises. Les tarifs ci-dessous correspondent aux abonnements Business avec engagement annuel.
| Offre | Prix par utilisateur / mois | Stockage | Public concerné |
| Business Starter | 5,75 € | 30 Go | TPE, indépendants |
| Business Standard | 11,50 € | 2 To | PME |
| Business Plus | 17,25 € | 5 To | Entreprises manipulant davantage de données |
| Enterprise | Sur devis | Personnalisé | Grandes entreprises |
Sans engagement annuel, le prix augmente généralement :
- Business Starter : environ 6,90 €
- Business Standard : environ 13,80 €
- Business Plus : environ 20,70 €
L’écart paraît limité pour un utilisateur, mais il devient rapidement significatif. Une équipe de 50 collaborateurs paiera près de 690 € supplémentaires par an en Business Starter si elle choisit la facturation mensuelle plutôt que l’engagement annuel.
Ce que chaque formule apporte réellement
Business Starter : une offre adaptée aux petites structures
Business Starter donne accès aux principaux services de Google : Gmail avec domaine professionnel, Google Drive, Docs, Sheets, Slides, Google Meet, Agenda et les outils collaboratifs habituels.
Les 30 Go de stockage par utilisateur conviennent parfaitement à une activité administrative classique, mais cette capacité peut devenir limitée lorsqu’il faut conserver des pièces jointes volumineuses, des catalogues produits, des vidéos ou des documents techniques pendant plusieurs années.
Cette formule est souvent retenue par :
- les indépendants ;
- les cabinets de conseil ;
- les artisans ;
- les petites entreprises qui utilisent principalement les applications bureautiques.
Business Standard : davantage d’espace et de collaboration
Le passage à Business Standard double pratiquement les possibilités de travail collaboratif. Le stockage grimpe à 2 To par utilisateur, ce qui change complètement la gestion documentaire d’une PME.
Les réunions Google Meet deviennent également plus confortables avec davantage de participants, des fonctionnalités d’enregistrement et des options collaboratives supplémentaires.
Pour une entreprise dont plusieurs salariés échangent quotidiennement des fichiers lourds (plans, vidéos, photos haute définition ou documents commerciaux), le coût supplémentaire est souvent largement compensé par le gain de confort.
Business Plus : sécurité et administration renforcées
Business Plus vise les entreprises manipulant des données sensibles ou souhaitant renforcer la gestion informatique.
Chaque utilisateur bénéficie de 5 To de stockage, auxquels s’ajoutent plusieurs fonctions avancées concernant la protection des données, l’administration des appareils et la conservation des informations.
Les sociétés ayant des obligations réglementaires, plusieurs agences ou un grand nombre de collaborateurs trouvent généralement davantage d’intérêt dans cette formule que dans Business Standard.
A lire aussi: On premise : définition et spécificité
Quel budget faut il pour une équipe complète ?
Le prix affiché correspond toujours à un utilisateur. Dès que plusieurs collaborateurs utilisent Google Workspace, le budget annuel augmente rapidement.
| Nombre d’utilisateurs | Business Starter | Business Standard | Business Plus |
| 5 | 345 €/an | 690 €/an | 1 035 €/an |
| 10 | 690 €/an | 1 380 €/an | 2 070 €/an |
| 25 | 1 725 €/an | 3 450 €/an | 5 175 €/an |
| 50 | 3 450 €/an | 6 900 €/an | 10 350 €/an |
Ces montants ne prennent pas en compte les prestations éventuelles d’un intégrateur, la migration des messageries existantes ou les formations destinées aux équipes.
Des dépenses peuvent s’ajouter au prix des licences
L’abonnement constitue rarement la seule dépense liée à Google Workspace. Lors d’un déploiement professionnel, plusieurs prestations viennent souvent compléter le projet.
Une migration depuis Microsoft 365, Exchange ou un ancien serveur de messagerie demande parfois plusieurs jours de travail. Certaines entreprises font également appel à un prestataire pour configurer le domaine, sécuriser les comptes avec l’authentification multifacteur, définir les politiques d’accès ou organiser l’arborescence documentaire dans Google Drive.
La formation des collaborateurs représente également un poste à anticiper. Même si les applications Google sont réputées simples à utiliser, quelques heures suffisent souvent à améliorer les méthodes de travail et à réduire les erreurs de manipulation.
Facturation annuelle ou mensuelle : laquelle choisir ?
Deux modes de facturation sont proposés.
L’engagement annuel réduit le coût par utilisateur mais demande de prévoir les effectifs sur plusieurs mois. Si votre entreprise connaît peu de mouvements de personnel, cette formule reste généralement la plus économique.
La facturation mensuelle apporte davantage de souplesse lorsque les recrutements varient régulièrement ou que des collaborateurs rejoignent ponctuellement un projet. En contrepartie, chaque licence coûte davantage.
Pour une entreprise qui renouvelle fréquemment ses effectifs, cette différence tarifaire peut être compensée par la flexibilité obtenue.