Plateformes de facture électronique : tout savoir sur leur fonctionnement

La facture électronique est devenue un outil incontournable pour les entreprises souhaitant moderniser leur gestion financière et se conformer aux obligations légales prévues en septembre 2026 et 2027. Au cœur de ce dispositif se trouvent les plateformes de facture électronique, qui permettent d’émettre, de transmettre et de stocker les factures au format numérique. Comprendre leur fonctionnement, leur sécurité et leurs différences est essentiel pour choisir la solution la plus adaptée à votre organisation.

Quelles sont les différences entre une plateforme publique et privée ?

Dans le cadre de la facturation électronique, on distingue deux grandes catégories de solutions : la plateforme publique et les plateformes privées agréées par l’administration. La différence repose principalement sur leur rôle, leur périmètre d’utilisation et les services proposés aux entreprises.

• Plateforme publique : mise à disposition par l’État, elle permet la transmission et la réception des factures électroniques dans un cadre réglementé. Notamment utilisée pour les échanges avec les organismes publics, comme l’État ou encore les collectivités territoriales. Cette solution gratuite garantit le respect des obligations légales en matière de conformité, de transmission et de traçabilité des factures ;
  
• Plateforme privée : ou plateforme agréée (anciennement PDP), sont des solutions proposées par des logiciels de comptabilité ou des prestataires spécialisés, agréés par l’administration fiscale. Elles sont principalement utilisées pour les échanges de factures entre entreprises (B2B). Des plateformes privées comme Indy offrent des fonctionnalités avancées telles que l’automatisation des workflows de facturation, l’intégration avec les outils comptables ou ERP, ainsi que des fonctionnalités de suivi et de reporting.

Le choix entre la plateforme publique et une plateforme privée agréée dépend donc des objectifs de l’entreprise, du volume de factures à traiter et du niveau d’automatisation attendu dans la gestion de la facturation électronique.

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Comment garantir la sécurité et le stockage des données des plateformes de facture électronique ?

La sécurité des données est un point crucial des plateformes de facture électronique. Les informations contenues dans les factures (montants, coordonnées bancaires, données clients) sont sensibles et doivent être protégées contre tout risque de fraude ou de fuite.

Les plateformes mettent en place plusieurs dispositifs de sécurité :

• Cryptage des données lors de la transmission et du stockage ;
• Authentification des utilisateurs pour garantir l’accès uniquement aux personnes autorisées ;
• Audit et traçabilité des actions réalisées sur chaque facture.

Par ailleurs, le stockage des factures doit être conforme aux exigences légales. Les plateformes garantissent la conservation des documents pendant les durées obligatoires (souvent 10 ans), avec un archivage sécurisé qui permet de retrouver rapidement n’importe quelle facture en cas de contrôle ou d’audit.

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Comment fonctionne la transmission des factures ?

La transmission des factures électroniques repose sur des standards techniques qui assurent leur intégrité et leur lisibilité. Le processus peut varier selon la plateforme, mais suit généralement les étapes suivantes :

1. Émission de la facture : le fournisseur crée la facture sur la plateforme au format structuré (comme XML ou Factur-X) ;
   
2. Contrôle et validation : la facture est vérifiée automatiquement pour s’assurer que toutes les informations obligatoires sont présentes et conformes aux normes ;
   
3. Transmission : la facture est envoyée au client via la plateforme. Dans le cas d’une plateforme publique, elle sera transmise directement à l’administration concernée. Pour une plateforme privée (ou plateforme agréée), la transmission se fait via le réseau sécurisé de la solution, avec possibilité d’intégration dans le système comptable du client ;
   
4. Réception et traitement : le client reçoit la facture, qui peut être automatiquement intégrée à sa comptabilité, avec un suivi des statuts (reçue, validée, payée).

Ce mécanisme permet de réduire les délais de traitement, de limiter les erreurs de saisie et d’assurer un suivi précis des paiements, tout en garantissant la conformité légale.